Kitaträger | Häufige Fragen

Wie erfolgt prinzipiell die Abrechnung von belegten Plätzen?
Nach Vertragsabschluss zwischen Eltern und Träger meldet dieser die Einlösung des Gutscheins im ISBJ-System an (oder beim Bezirksamt, das dann die Eintragung in ISBJ vornimmt). Das System registriert den Vertragsabschluss und ordnet den erteilten Gutschein der jeweiligen Kita zu. Damit wird automatisch die Finanzierung des Platzes bei dieser Kita eingeleitet. (§8 Abs.1-5 VOKitaFöG)

Wie können Träger Eltern bei der Beantragung eines Gutscheins unterstützen?
Die Kitaträger können die Eltern beraten und beim Ausfüllen des Antrags unterstützen (zum Beispiel bei Verständnisschwierigkeiten infolge fremdsprachlicher Antragsteller). Der Antrag und die dazugehörigen Unterlagen müssen dann noch von den Eltern persönlich oder per Post zum zuständigen Jugendamt gebracht bzw. gesendet werden. offen

Bis wann müssen Gutscheine von den Eltern beantragt bzw. eingelöst werden?
Der Gutschein soll frühestens 6 und spätestens 2 Monate vor dem gewünschten Betreuungsbeginn beantragt werden. In bestimmten Fällen (z.B. Umzug, plötzliche Arbeitsaufnahme) gilt diese Frist nicht.
Ein Betreuungsvertrag muss innerhalb von 5 Wochen nach dem im Gutschein genannten Betreuungsbeginn geschlossen werden. Die Betreuung muss spätestens 3 Monate nach Vertragsschluss beginnen.
Die Senatsjugendverwaltung hat die Bezirke darauf hingewiesen, dass der Mindestzeitraum von 2 Monaten für die Gutscheinbeantragung die Bezirke nicht daran hindern muss, auch kürzere Antragsfristen zu akzeptieren. Allerdings sollten sich Eltern darauf einrichten, dass sie dann nicht sofort einen freien Platz vom Bezirksamt nachgewiesen/angeboten bekommen. (§§3, 5 VOKitaFöG)

Welche Angaben enthält ein Gutschein?
Der Kita-Gutschein enthält auf mehreren Seiten folgende Angaben:

Name und Geburtsdatum des Kindes
Umfang, Beginn und evtl. Befristung der gewährten Betreuung
ggf. Zuschläge (Integration, nichtdeutsche Herkunftssprache, sozialstruktureller Zuschlag) evtl. mit Befristung (nur bei Integration)
Frist für Einlösung des Gutscheins durch die Eltern
festgesetzter Elternbeitrag (mit Hinweis auf die zu zahlende Essenbeteiligung)
absehbare Änderungen des Elternbeitrags (z.B. im Jahr vor der regulären Einschulung)
Gutscheinnummer zur eindeutigen Identifikation im ISBJ-System (GB-...-...)
ggf. Hinweis auf erfolgte Durchschnittsberechnung wegen wechselnden Arbeitszeiten
Name, Telefonnummer und Email des ausstellenden Sachbearbeiters
diverse Hinweise und Erläuterungen

Die Senatsjugendverwaltung hat auch einen » Muster-Gutschein erstellt. (§5 VOKitaFöG)

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Wird der Gutschein jährlich überprüft?
Nein, die jährliche Überprüfung bezieht sich nur auf die zu zahlenden Elternbeiträge. Der Gutschein bleibt prinzipiell bis zur Einschulung gültig.
Eine neuer Gutschein mit nochmaliger Bedarfsprüfung wird nur in folgenden Fällen notwendig:

bei gewünschter Erweiterung des Betreuungsumfangs,
zum 3. Geburtstag (nur wenn mehr als Halbtagsbetreuung gewünscht wird),
bei Auslaufen eines befristeten Bedarfs.

Die Überprüfung aus Anlass des 3. Geburtstags wird vom Jugendamt veranlasst, bei Erweiterung des Betreuungsumfangs und bei Auslaufen eines befristeten Bedarfs müssen die Eltern von sich aus, einen neuen Antrag stellen. (§5 Abs.1 VOKitaFöG, §7, 6 KitaFöG)

Wer zahlt das Geld an die freien Träger?
Die Senatsjugendverwaltung über das von ihr betriebene ISBJ-Verfahren im Auftrag und mit Geldern von den Bezirken. (§8 Abs.1 VOKitaFöG)

Kommen verschiedene Zahlungen aus verschiedenen Bezirksämtern?
Nein, es kommt eine gemeinsame monatliche Zahlung pro Einrichtung. Allerdings setzt sich diese Zahlung gegebenenfalls aus Zuweisungen unterschiedlicher Bezirke zusammen (wenn die Kinder aus mehreren Bezirken kommen). Die Aufteilung der Zahlung auf die Bezirke ist aus der Abrechnungsübersicht ablesbar. (§8,1 VOKitaFöG, §6 Abs.6 RV Tag)

Werden die Zahlungen aufgeschlüsselt?
Ja, einrichtungs- und kindbezogen - in einer die Zahlung begleitenden monatlichen Abrechnung.(§6 Abs.6 RV Tag)

Welche Angaben enthält eine solche Abrechnung? Wann und wie bekommt der Träger die Liste?
Eine Abrechnung enthält folgende Übersichten (jeweils eigene Blätter):

"Abrechnungsübersicht" für den Träger mit der Abrechnungssumme pro Bezirk.
"Korrekturübersicht" über eventuelle manuelle Korrekturen (z.B. Abschläge und deren Rückrechnung)
"Einrichtungsübersicht" mit den Gesamtsummen pro Einrichtung (Anzahl Verträge, Elternbeiträge, Zuschuss vom Bezirk, Summe der einzelnen Zuschläge)
"Vertragsübersicht" für jede einzelne Kita mit Aufschlüsselung der Zahlungen für die einzelnen Kinder (Elternbeitrag, Bezirkszuschuss, Zuschläge). Mit enthalten und gesondert gekennzeichnet sind Korrekturen für vergangene Monate.
"Änderungsübersicht" mit allen Kindern für die eine finanzrelevante Änderung erfolgt ist.

Diese Abrechnung erhält der Träger begleitend zu jeder monatlichen Zahlung per Mail, bzw. wo eine solche nicht vorhanden ist, per Briefpost.(§8 Abs.2 und 3 VOKitaFöG)

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An wen wende ich mich wenn trotz erfolgter Belegungsmeldung ein Kind nicht in der Abrechnung erscheint?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt. Eine entsprechende Meldung muss bis spätestens zum 31.März des Folgejahres dem Jugendamt schriftlich übermittelt sein. Spätere Medlungen werden nicht berücksichtigt. (§6,3 RV Tag)

An wen muss der Abschluss/das Ende eines Betreuungsvertrags gemeldet werden?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt. (§16 und §23,5 KitaFöG)

Welche Fristen sind zu beachten damit Zahlungen pünktlich einsetzen?
Alle Meldungen werden laut Rahmenvereinbarung spätestens in der Zahlung des übernächsten Monats berücksichtigt. Später gemeldete Betreuungsverträge werden rückwirkend finanziert. (siehe auch nächste Frage) (§6 Abs.2 RV Tag)

Bis wann muss ein Träger einen Gutschein im System (ISBJ) spätestens anmelden, um ggf. rückwirkend die Finanzierung zu bekommen?
Bis zum 31.3. des Folgejahres. (§6 Abs.3 RV Tag)

Bis wann müssen weggehende Kinder abgemeldet werden?
Spätestens 3 Arbeitstage nach Beendigung der vertraglichen Belegung.
Bei Kitawechsel ist im Interesse der Eltern und der neu aufnehmenden Kita eine schnelle Abmeldung zu empfehlen, damit der neue Träger sieht, dass der Gutschein "frei" ist. (§23 Abs.5 KitaFöG)

Wie und wann erfährt der Träger dass ein an- bzw. abgemeldeter Gutschein im System eingebucht ist?
Über die Registrierungsmeldung, die dem Träger automatisch per Mail oder Post zugehen soll, wird unmittelbar nach der Bearbeitung in ISBJ der Träger benachrichtigt. (§8 Abs.5 VOKitaFöG)

Muss eine Abmeldung auch bei regulärer Einschulung erfolgen?
Nein.

Auf welchen Wegen kann man Meldungen über Abschluss, Änderungen oder Beendigung eines Betreuungsvertrags übermitteln?
Die Meldungen können über das ISBJ-Trägerportal erfolgen, aber auch per Mail oder Brief an das Jugendamt des Bezirkes, in dem das Kind wohnt. (§8 Abs. 3 VOKitaFöG)

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Ab wann gilt ein Altersgruppenwechsel?
Ab dem Monat nach dem 1., 2. bzw. 3. Geburtstag des Kindes. (§6 Abs.4 RV Tag)

Ab wann gilt ein zuerkannter Zuschlag für Integration bzw. wegen nichtdeutscher Herkunftssprache?
Ab dem Monat der Antragstellung für den jeweiligen Zuschlag.

Wird das Ende eines befristetet zuerkannten Integrationsstatus automatisch den Eltern und dem Träger angezeigt? Wann?
Die Befristung ist auf dem Gutschein vermerkt. Eine gesonderte "Warnmitteilung" vor dem Auslaufen ist derzeit nicht vorgesehen. Der Wegfall des Status wird aber als finanzwirksame Änderung des Gutscheins auch an den Träger gemeldet ("Änderungsübersicht").

Müssen sich Eltern zum 3. Geburtstag ihres Kindes beim Bezirksamt melden, um einen neuen Gutschein zu bekommen?
Nein. Auch diese Überprüfung erfolgt von Amts wegen. Sollte sich das Amt nicht melden, gilt der Gutschein weiter. Ein wegen einer verspäteten Aufforderung vom Bezirksamt erst nach dem 3. Geburtstag neu ausgestellter Gutschein mit verändertem Bedarfsumfang gilt nicht rückwirkend. (§7,6 KitaFöG, §5 Abs.1 VOKitaFöG)

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Wie und wann bekommt der Träger Nachricht von einer neuen Beitragsberechnung und ihrem Ergebnis?
Ähnlich wie bei der An- und Abmeldung soll eine neue Beitragsberechnung automatisch auch an den Träger gemeldet werden - standardmäßig per Mail, wo nicht möglich per Brief. Auf jeden Fall lässt sich eine geänderte Beitragsberechnung auch aus der "Änderungsübersicht" (siehe oben) ablesen. (§8 Abs. 5 VOKitaFöG)

Wird der Träger auch über die Aufforderung an die Eltern, ihre Einkommensunterlagen einzureichen, unterrichtet?
Nein.

Ab wann wird bei einem geänderten Elternbeitrag der Zuschuss an den Träger geändert?
Zum nächsten Monat. Rückwirkende Verrechnungen (bis zum aktuellen Monat, der ja in der Regel schon eingezogen wurde) werden direkt zwischen Jugendamt und Eltern abgewickelt. (§5 Abs. 3 TKBG)

Kann auch der Träger die Einkommensunterlagen der Eltern einreichen?
Ja, wenn er als Bote fungiert und die Eltern durch ihre Unterschrift deutlich machen, dass es sich um ihre Erklärungen handelt

Wie verhält sich der Träger bei Konflikten zwischen Eltern und Bezirksamt wegen der Beitragsberechnung?
Laut Auskunft der Senatsjugendverwaltung hat er hier keine festgelegte Funktion. Maßgeblich für den vom Träger durchzuführenden Einzug des Elternbeitrags ist die Berechnung des Jugendamts bzw. das Ergebnis eines eventuellen Klageverfahrens zwischen Eltern und Jugendamt. Im Betreuungsvertrag sollte abgesichert werden, dass der Träger dazu verpflichtet ist, den vom Amt festgelegten Beitrag einzuziehen (unabhängig davon, ob er die Berechnung für korrekt hält).

Was macht der Träger, wenn eine Bezirksamts-Berechnung erkennbar fehlerhaft ist?
Siehe vorherige Frage. Der Träger kann hier allenfalls beratend tätig werden.

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Wie werden Härtefälle nach TKBG gehandhabt (Beitragsreduktion aufgrund besonderer Umstände)?
Diese müssen von den Eltern direkt beim bezirklichen Jugendamt beantragt werden mit einem formlosen Antrag. (§4 Abs. 4 TKBG)

Was müssen Eltern machen, die nicht jährlich vom Bezirksamt zur Überprüfung des Elternbeitrags aufgefordert werden?
Nichts. Die Überprüfung erfolgt von Amts wegen. Sollte sich das Amt nicht melden, gilt der alte Beitrag weiter. Nach Kostenbeteiligungsgesetz gilt ein neuer Beitrag erst ab dem Monat, in dem die Eltern zur Abgabe der Einkommensunterlagen aufgefordert werden.
Wurde allerdings der alte Beitrag nur vorläufig festgelegt, ist auch eine rückwirkende Änderung des Elternbeitrags möglich.
Sollten Eltern allerdings eine Reduktion des Beitrags wegen eines geringeren Einkommens erwarten, müssen sie von sich aus einen Antrag auf Neuberechnung des Beitrags beim Bezirksamt stellen. Auch eine von den Eltern beantragte Neuberechnung gilt nicht rückwirkend, sondern erst ab dem Monat der Antragstellung durch die Eltern. (§7, 6 KitaFöG, §5,1 VOKitaFöG, §5 Abs.2, 3 TKBG)

Muss bei einem Kitawechsel ein neuer Gutschein beantragt werden?
Nein, der Gutschein gilt weiter. Wenn allerdings zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Vertrags mehr als 5 Wochen Pause liegen, muss ein neuer Gutschein beantragt werden. (§§ 2 und 5,1 VOKitaFöG)

Was passiert bei konflikthaftem Kitawechsel (ohne Einhaltung der Kündigungsfristen)?
Prinzipiell gilt die Verpflichtung zur Einhaltung der Kündigungsfrist "ein Monat zum Monatsende". In gewissen Sonderfällen ist nach Entscheidung des Jugendamts auch eine befristete Doppelfinanzierung möglich (z.B. wenn die alte Kita nur Halbtagsplätze anbietet, das Kind aber z.B. wegen Arbeitsaufnahme der Eltern plötzlich einen Ganztagsbedarf hat). Die Eltern sind dann aber auch doppelt kostenbeteiligungspflichtig. (§16,1 Satz 4 KitaFöG)

Wie wird bei Kitawechsel, bzw. bei Betreuungsbeginn und -ende im laufenden Monat abgerechnet?
Prinzipiell sollte ein Kitawechsel zum Monatsanfang/-ende angestrebt werden. Bei Beginn und Ende innerhalb des Monats gelten die Regeln des Kostenbeteiligungsgesetzes:

Beginn einer Betreuung bis zum 20. bedeutet Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.
Beginn einer Betreuung ab dem 21. bedeutet, keine Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat
Ende der Betreuung innerhalb des Monats bedeutet dies, Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.

Sollte ein Kitawechsel im laufenden Monat (bis zum 20.) stattfinden, so kann nach diesem Prinzip eine doppelte Zahlungspflicht für Eltern und eine doppelte Finanzierung des Platzes zustande kommen. (§§ 5,4 und 6,2 TKBG)

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Kann eine Berliner Kita auch Brandenburger Kinder betreuen und wie wird dies finanziert?
Prinzipiell kann jede Berliner Kita im Rahmen ihrer Betriebserlaubnis auch Brandenburger Kinder (oder auch aus anderen Bundesländern) betreuen. Finanziert wird die Betreuung Brandenburger Kinder in Berliner Kitas jedoch nur, wenn die Brandenburger Heimatgemeinde des Kindes eine Kostenübernahmeerklärung für die Kitabetreuung in Berlin ausgestellt hat und es einen freien Kitaplatz in Berlin gibt. Nur dann gibt es für Brandenburger Kinder einen Berliner Kitagutschein (zuständig dafür ist das Jugendamt des Bezirks in dem die Kita liegt).
Der Kitaplatz wird dann über ISBJ abgerechnet. Dabei wird der Kita der volle Kostensatz (abzüglich des obligatorischen Trägeranteils) erstattet. Der Elternbeitrag muss von den Eltern an die Brandenburger Heimatgemeinde nach den dort gültigen Regularien gezahlt werden.

Was passiert mit in Berlin gemeldeten Kindern deren Eltern in Brandenburg gemeldet sind?
Sie verlieren die Berechtigung zur Kitabetreuung in Berlin, es sei denn die Brandenburger Gemeinde stellt eine Kostenübernahmeerklärung aus.
Spannend für EKT's sind aber vorrangig die Verfahrenshinweise zum Staatsvertrag vom Juni 2005, die im Anschluss abgedruckt sind.

Neuaufnahme von Kitakindern aus Brandenburg und Umzug von Berlin nach Brandenburg
Für diese Kinder müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

Das Jugendamt der Brandenburger Wohnortgemeinde muss einen Leistungsbescheid für das jeweilige Kind erteilen, der den Betreuungsumfang pro Tag ausweisen soll, um eine Einordnung in Berlin zu ermöglichen. Gleichzeitig muss eine Kostenübernahmeerklärung für die Betreuung in einer Berliner Kita (also auch mit dem Berliner Kostensatz, der deutlich über dem Brandenburger liegt) ausgestellt werden.
Die Eltern legen den Leistungsbescheid und die Kostenübernahmeerklärung in dem Berliner Jugendamt vor, in dem sie sich einen freien Platz in einer EKT gesucht haben (bzw. bei Umzug den Platz schon hatten). Diese EKT müssen sie angeben. Wenn das Jugendamt den freien Platz bestätigt, bekommen die Eltern einen Bescheid auf Grundlage des Brandenburger Leistungsbescheids. Er kann nur in der benannten EKT eingelöst werden.

Die Elternbeiträge werden durch das Brandenburger Jugendamt erhoben, entsprechend den dort geltenden Bestimmungen (incl. Essensgeld). Die EKT erhält monatlich den gesamten Kostensatz (einschließlich des Elternbeitrags, also 92,5%) für diese Kinder vom Berliner Standortjugendamt der Einrichtung.
Weil das ISBJ-Verfahren mit Brandenburger Kindern noch nicht umgehen kann, werden diese derzeit außerhalb des Gutscheinsystems mittels Direktzahlung vom Bezirksamt an den Träger finanziert.
§7 Staatsvertrag Berlin Brandenburg

Wie werden Brandenburger Kinder abgerechnet?
Seit Februar 2008 sollen auch Brandenburger Kinder über ISBJ abgerechnet werden können.
Bisher überweisen die Bezirke das Geld für die Brandenburger Kinder per Hand und außerhalb des ISBJ-Systems an die Träger. Offen

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Wie wird bei Rückstellungen von der Einschulung verfahren?
Bei einer Rückstellung müssen die Eltern beim Jugendamt eine Verlängerung des Gutscheins beantragen. Diese Verlängerung soll ohne nochmalige Bedarfsprüfung gewährt werden.

Was mache ich als kleiner Träger mit Ganztagsangebot, wenn so viele Eltern ihren Bedarf reduzieren bzw. reduziert bekommen, dass die 9-stündige Öffnungszeit personell nicht mehr gewährleistet werden kann? Darf ich dann Betreuungsverträge kündigen? Welche?
Von der Senatsjugendverwaltung kam dazu folgende Auskunft: "In diesen Fällen kann eine Kündigung aus wichtigem Grund zulässig sein (KitaFöG § 16 Abs. 2: "grundsätzlich"). Dieser Fall ist gerichtlich überprüfbar und kann auch seitens des Landes Berlin zum Anlass genommen werden, die gesamte Finanzierung einzustellen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten diese Ausnahmefälle mit dem Jugendamt besprochen werden und eine Zustimmung des Jugendamts eingeholt werden. Damit wird die Finanzierung nicht gefährdet."

Wie wird die Überbelegungsregelung insbesondere für die Sommermonate zukünftig gehandhabt?
Die Möglichkeit, auf Antrag insbesondere in den Monaten Juni bis August die Maximalbelegung laut Betriebserlaubnis vorübergehend geringfügig zu überschreiten, gibt es weiterhin. Der Antrag muss bei der Kitaaufsicht gestellt werden (formlos und mind. 14 Tage vorher). Offen
Die sogenannte Überbelegungsregelung insbesondere für die Sommermonate gilt weiterhin. Zuständig dafür ist immer noch die Kitaaufsicht, bei der der Antrag gestellt werden muss. Die erteilte Ausnahmegenehmigung sollte der Träger dem für seinen Kitastandort zuständigen Jugendamt vorlegen.
Das ISBJ-Kitagutschein-Verfahren überprüft nach Aussage der Senatsverwaltung nicht die Übereinstimmung der Zahl der belegten Plätze mit der in der Betriebserlaubnis festgelegten Höchstgrenze, sondern nur, ob die Altersbelegung korrekt ist (Kinderläden mit einer Betriebserlaubnis für Kinder ab 2 Jahren dürfen also auch mit der Überbelegungsregelung keine 1-jährigen Kinder aufnehmen). Die Finanzierung einer genehmigten Überbelegung müsste damit technisch möglich sein.
Wir zitieren im Folgenden aus einem Verhandlungsprotokoll zur Überbelegungsregelung:
"Träger, die im begründeten Einzelfall für kurze Zeit die erlaubte Platzzahl erhöhen und dann belegen wollen, bedürfen zuvor der ausdrücklichen Zustimmung des Landesjugendamtes (Ausnahmegenehmigung). Eine Ausnahmegenehmigung kann nur dann erteilt werden, wenn der Träger die aktuellen Mindeststandards für die bisher erlaubte Platzzahl erfüllt und eine reguläre Platzzahlerhöhung nicht möglich ist (aufgrund des im SGB VIII geregelten Bestandsschutzes für Erlaubnisse nach dem JWG verfügen einige Einrichtungen nicht über die heutigen Mindeststandards).
Ausnahmegenehmigungen können insbesondere für die Monate Juni, Juli und August (Sommerquartal) erteilt werden. Die Höhe der zusätzlich belegbaren Plätze kann maximal 15% der bisher erlaubten Platzanzahl betragen.
Ausnahmegenehmigungen müssen spätestens zwei Wochen vor der beabsichtigten Aufnahme zusätzlicher Kinder schriftlich formlos beantragt werden. Die Ausnahmegenehmigung wird schnellstmöglich schriftlich erteilt . Bei Fragen rund um die Erlaubniserteilung wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in des Referats Tageseinrichtungen für Kinder und Tagespflege im Landesjugendamt."

Welche Abrechnungsunterlagen müssen die Träger wie lange aufbewahren?
In der Rahmenvereinbarung ist eine 5-jährige Aufbewahrungsfrist für prüfungsrelevante Unterlagen vorgesehen. Das sind auf jeden Fall der Betreuungsvertrag und evtl. die Kündigung (nicht notwendig, wenn das Kind regulär eingeschult wird). Der Gutschein muss bei erfolgreicher Abrechnung eigentlich nicht aufbewahrt werden (falls das Kind keinen gültigen Gutschein hat, taucht es ja nicht in der Abrechnungsliste auf), aus Gründen unbegreiflichen Misstrauens moderner Datenverarbeitungstechnik gegenüber würden wir aber immer empfehlen, eine Kopie des Gutscheins beim Betreuungsvertrag aufzubewahren. Darüber hinaus sind die Personalunterlagen, also Arbeitsverträge, polizeiliches Führungszeugnis und Ausbildungsnachweise aufzubewahren, an Hand derer der Einsatz der pädagogischen Fachpersonals nachvollziehbar ist. Protokolle und Beschlüsse der Mitgliederversammlungen sind in so weit aufzubewahren wie sie für Leistungen nach der RV Tag relevant sind. (§7 Abs.2 RV Tag)

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www.kitagutschein-berlin.de

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